Tagesabschluss
Der Tagesabschluss beendet den Geschäftstag und ist ein wichtiger Vorgang der sorgsam und in Ruhe - zum Beispiel nach Ladenschluss - ausgeführt werden sollte.
Die gesetzlichen Verordnungen zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichten jeden Betreiber einer Kasse die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Bei elektronischen Kassensystemen müssen zudem jeden einzelnen Kassenvorgang getrennt nach Zahlungsarten und Umsatzsteuersätzen aufzeichnen sowie dauerhaft und unveränderlich speichern. Die einzelnen Kassenvorgänge werden dann beim Tagesabschluss addiert und in der Datenbank eingetragen. Nach einer Vornasicht und Kontrolle des Tagesabschluss Berichtes kann dann die "Festschreibung" erfolgen. Dieser Vorgang muss zeitnah, also täglich nach Geschäftsschluss erfolgen. Damit die Tagesabschlüsse klar und transparent die Umsätze wiederspiegeln sollten sie bei mehreren Kassen auf jeden Fall jede Kasse einzeln bearbeiten. Sowohl die Zählung der Münzen und Scheine als auch die Anfertigung des Tagesabschluss Berichtes sollte also je Kasse separat erfolgen.
Es besteht aber dennoch die Möglichkeit mehrere Tagesabschlüsse angeschlossener Netzkassen (Kassen im selben Netzwerk) von einer Kasse aus zu erledigen. Das ist dann sinnvoll, wenn die Kassen räumlich weit voneinander getrennt stehen - z.B. in einem Warenhaus mit mehreren Etagen oder bei "Catering Kassen" in einem Stadion oder auf einer Messe. In diesem Falle kann die Zählung der Münzen und Scheine telefonisch abgefragt und der Tagesabschluss damit an einer entfernten Kasse per Netzwerk ausgeführt werden.
.
Tagesabschluss anfertigen
Navigieren sie in der Kassensoberfläche zum Adminmenü (1)
Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Tagesabschluss" gelangen sie in den Eingabedialog für den Tagesabschluss.
Eingabe der Beträge für den Tagesabschluss
Der Tagesabschluss ist ein von der Kasse an jedem Geschäftstag zu erstellender Abschluss. Die Zählung und die Anfertigung des Tagesabschluss-Berichtes sollte möglichst an jeder Kasse separat erfolgen. Gehen sie bei jedem Tagesabschluss wie folgt vor:
- Zählen sie den Kassenbestand an Münzen und Scheinen.
- Bündeln sie Gutscheine und eventuell Kartenzahlungsbelege.
- Auf dem "Tagesabschluss-Bericht" sind (auch in der Vorschau) alle Umsätze nach Zahlart getrennt aufgeführt. Gleichen Sie die Beträge auf der Berichts-Vorschau nun mit den tatsächlichen Beträgen ab um Fehler zu ermitteln.
- Geben sie die Werte in der Eingabemaske zum Tagesabschluus ein.
Mögliche Gründe für Fehlbestände beim Tagesabschluss
Wenn die Kasse nicht stimmt - d.h. wenn der Kassenistbestand und der Kassensollbestand voneinander abweichen, ist der Grund auf jeden Fall zu ermitteln.kann natürlich Diebstahl als Erklärung infrage kommen – doch das ist eher die absolute Ausnahme als die Regel.
Die Gründe für Fehlbestände sind meist harmlos:
- Wechselgeld ist falsch herausgegeben worden z.B. Verwechselung von Scheinen oder Münzen
- Buchung in der falschen Zahlungsart z.B. wenn Zahlung mit EC als "BAR" eingegeben wurde.
- Entnahmen oder Einlage von Bargeld verwechselt
Auch wenn es sich um wenige Cent handelt, muss die Einnahme udn die Ausgabe genau stimmen - der Fehler muss gefunden und dokumentiert werden.
Wie mit geringwertigen Fehlbeträgen umgegangen wird, ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Manche Unternehmen “erlauben” den Ausgleich mithilfe der Trinkgeldkasse, andere Unternehmen ziehen sogar kleinste Centbeträge vom Lohn des Kassierers / der Kassiererin ab. Eine Ausgleichsbuchung kann über die Bareinlage oder die Barentnahme mit Eingabe des Betrags und eines aussagekräftigen Textes erfolgen.
.
Eingabe aller Münzen und Scheine
Die üblichste und einfachste Art des Tagesabschlusses ist die Zählung und Eingabe der einzelnen Münzen, Scheine und (falls vorhanden oder angeboten) der Rabatt-Coupons. Beachten sie, dass mit Coupons nicht die Annahme der ausgegebenen Gutscheine gemeint ist.
Was sind Rabatt-Coupons?
Rabatt-Coupons sind die moderne Form von "Rabattmarken". Sie sind ein Marketing Instrument die Kunden mit Nachlässen in Form von prozentualen Rabatten oder zusätzlichen Waren oder Leistungen locken sollen. Wenn Beispielsweise eine Werbeaktion mit einem Rabatt-Coupons in einer Tageszeitung abgedruckt wird, kann ein Kunde sich diesen ausschneiden und zu Ihnen in das Geschäft kommen um einen Nachlass beim Kauf von Produkten zu erhalten. Wenn sie dem Kunden den Nachlass gewähren und den Coupon annehmen, müssen sie diese für den Tagesabschluss sammeln und in das Feld "Summe Coupons" als Gesamtsumme eingeben.
Ausgegebene und dann verrechnete Gutscheine der Kasse dürfe zur "Summe Coupons" NICHT hinzugezählt werden.
Eingabe der Anzahl Münzen und Scheine
Geben sie in den Bereichen (1) und (2) in den jeweiligen Feldern die Anzahl der gezählten Münzen und die Anzahl der gezählten Scheine ein. Sie Gesamtsumme alle Münzen und Scheine wird automatisch aufsummiert und unterhalb des Bereihes (1) als Summen angezeigt.
.
Eingabe als Summen
Alternativ zur Eingabe der einzelnen Mengen an Münzen und Scheine können sie auch eine Gesamtsumme der Barbeträge udn eine Summe der angenommenen Coupons als Wert eingeben. Dazu müssen sie die Eingabeansicht mit der Schaltfläche "Eingabe" (4) umschalten. Nun werden die Münzen und Scheine ausgeblendet und dafür die Felder zur Eingabe von Summen eingeblendet. Bei Kasssenstandort (A) geben sie an, ob sie die lokale Kasse abrechnen möchten oder ob sie von dieser Kasse aus eine am selben Netzwerk angeschlossene Kasse abrechnen möchten.
Geben sie nun die ermitztelten Summen für Münzen und Scheine in Bereich (B) ein und die Summe der angenommenen Coupons in Bereich (C) ein. Auch hier werden sie Summen nach der Eingabe unterhalt des Bereiches (A) aufgelistet angezeigt.
.
Erweiterte Ansicht im Tagesabschluss
Falls sie keine Tastatur an ihrer Kasse angeschlossen haben, können sie die Zahleneingaben auch alternativ über die erweiterte Ansicht des Eingabedialogs vornehmen.
.
Tagesabschluss an Netzwerkkassen
.
Tagesabschluss Archivdruck
.
Tagesabschluss Vorschau
.
Tagesabschluss festschreiben
.