Grundlagen Kassensysteme

Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung die im Zusammenspiel von Peripheriegeräten wie dem Kassen-PC, Bondrucker und Scanner und der Kassensoftware eine elektronische Registrierkasse bildet.

Man spricht also von einem Kassensystem, wenn eine einsatzfähige Komplettausstattung vorliegt. Die Kassensoftware ermöglicht erst das logische Zusammenspiel dieser Ausstattung. Sie ist ein Programm, welches den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsvorfall dokumentiert.

Dementsprechend ist die Auswahl der richtigen Komponenten für ein Kassensystem entscheidend und sehr stark abhängig vom Einsatzzweck. Daher ist eine Beratung vor dem Kauf auf jeden Fall zu empfehlen. Lesen sie auch gern die Einleitung zu Faktura.CASH, die das Gesamtkonzept der Kassensoftware kurz und knapp beschreibt.

Neben dem eigentlichen Kassen-PC können weitere Bestandteile zu einem Kassensystems verwendet werden: Thermo Bondrucker für den Ausdruck von Bons, Barcodescanner, Kassenschublade, Kundenanzeige, EC / EFT-Zahlungsterminal, Etikettendrucker, TSE Einheit, Kundenseitiges Zusatzdisplay und vieles mehr. Oftmals kommen heute Touchscreenmonitore zum Einsatz, die den Kassiervorgang durch Finger-Tipp direkt auf der Benutzeroberfläche der Kasse ermöglichen und dadurch das Kassieren erheblich vereinfachen.

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Die Kassensoftware Faktura.CASH

Die Kassensoftware Faktura.CASH ist eine innovative Kassenlösungen, die für eine möglichst einfache Bedienung entwickelt worden ist. Die Bedienung ist - auch für Computerlaien - schnell und einfach zu erlernen und erfordert keine separaten Schulungen. Die Konfiguration und Einrichtung der Kassensoftware ist ebenfalls einfach und schnell erledigt. Sie können die Schaltflächen der Kassenoberfläche flexibel gestalten und mit eigenen Artikeln und Preisen belegen. Diese können sie zusätzlich in Warengruppen zusammenfassen und auch diese selbst anlegen, ändern oder ausblenden. Die Daten werden in einer Datenbank sicher aufbewahrt. Eine Datensicherung ist schnell erledigt und kann sogar automatisiert werden. Auch eine Sicherung in der "Cloud" ist möglich.

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Datensicherheit

Neben der Verschlüsselung von sensiblen Daten wird eine regelmäßige Datensicherung automatisiert erstellt. Diese kann dann auf weiteren und zusätzlichen Datenspeichern archiviert werden. Dazu ist ein USB-Stick, SD-Karte, Externe Laufwerke oder auch Cloud-Sicherung möglich.

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Gesetze und Verordnungen

Das Gesetz zum Schutz vor „Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sieht vor, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme für Kassiervorgänge wirksam vor Änderungen und vor Manipulationen geschützt müssen. Unsere Kassensysteme mit Faktura.CASH in aktueller Version entsprechen den Gesetzen GoBD und GdPdU, KassenSichV und den Abgabenordnungen für Deutschland, Österreich (RKSV) und der Schweiz (Paymash). Ab dem 1. Januar 2020 ist in Deutschland die Verordnung „KassenSichV“ in Kraft getreten. Diese verpflichtet jeden Betreiber von elektronischen Aufzeichnungssystemen zusätzlich, eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) zu verwenden.

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TSE - Was ist das

Als Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird ein Sicherheitsmodul in elektronischen Registrierkassen bezeichnet, das der lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassenvorgänge dient.

Der Begriff stammt aus der deutschen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), welche die vollständige, unveränderte und manipulationssichere Speicherung von Geschäftsvorfällen und einiger weiterer Vorgänge verlangt. Zusammen mit der durch § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO) vorgegebenen generellen Belegausgabepflicht soll die Steuerhinterziehung in Deutschland bei Bargeschäften eingedämmt werden. Seit dem 1. Januar 2020 ist für jedes Kassensystem in Deutschland eine TSE Pflicht.

Technische Sicherheitseinrichtungen müssen von einer Prüfstelle zertifiziert worden sein, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) dafür akkreditiert wurden. Einer der akkreditiert Hersteller ist die Firma SwissBit. Wir unterstützen in unserer Software aktuell ausschließlich TSE Module in Form eines USB-Stick oder einer Micro-SD Karte oder SD Karte (mit USB Adapter) von SwissBit. An jeder Kasse muss ein eigenes TSE Modul - also eines je Kasse - dauerhaft angeschlossen sein. Das wechseln eines TSE Moduls zeitweise an verschiedene Kassen ist nicht zulässig. Die Verwendungsdauer eines TSE Moduls ist auf fünf Jahre begrenzt. Nach Ablauf der 5 Jahre ist das TSE Modul gegen ein neues zu ersetzen. Das ausgetauschte TSE Modul muss 10 Jahre aufbewahrt werden und auf Verlangen eines Prüfers zum Auslesen ausgehändigt werden können.

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Brauche ich einen Cloud Speicher oder Internet für meine Kasse?

Mit Faktura.CASH Kassensoftware und einem am Kassen-PC eingesteckten TSE ist keine dauerhafte Internetverbindung und auch keine Cloud Speicherung der Kassendaten notwendig. So können sie mit ihrem Kassensystem auch mobil bzw. ortsunabhängig arbeiten. Wenn sie beispielsweise auf einem Wochenmarkt, einer Messe oder einem anderen Verkaufsstand kassieren möchten, wird automatisch der in der Kassensoftware integrierte "Verkaufsstand-Modus" aktiviert und genutzt. Die Kassendaten werden sicher und Lückenlos auf dem Kassensystem und dem TSE gespeichert. Lediglich das Onlinehandbuch wird ohne Internetanbindung nicht zur Verfügung stehen.

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Pflicht zum Update

Um der Verordnung "KassenSichV" aus 2020 zu entsprechen genügt es leider nicht eine einmal gekauftes Kassensystem oder eine gekaufte Software ohne Updates und aktuelle Anpassungen dauerhaft und unbegrenzt ohne Kontrolle zu betreiben. Sie müssen als Unternehmer aktiv auf die Einhaltung der aktuellen Verordnungen und deren eventuelle Änderungen im Blick halten und sofort geeignete Maßnahmen ergreifen um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen. Sie können sich im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden nicht auf "Unwissenheit zu den aktuellen Verordnungen" berufen, was empfindliche Schätzungen oder Bußgelder nach sich ziehen kann.

Ein Update ist immer eine gute Idee

Wir stellen laufend sicher, dass aktuelle Änderungen von Verordnungen und Anforderungen der Finanzbehörden in unserer Software schnellstmöglich angepasst werden und als Updateversion bereitgehalten werden. Zudem werden zusätzliche Verbesserungen und Anregungen anderer Kunden in der Software umgesetzt. So entwickeln wir unsere Software für sie ständig weiter. Sie können sich als Kunde bei uns im einem kostenlosen "Update-Info" Verteiler eintragen lassen. So werden sie dann nach der Veröffentlichung eines neuen Updates der Kassensoftware automatisch und kostenlos per Email benachrichtigt. Sie können dann entscheiden, ob sie das aktuelle Update erwerben möchten. Die Updates können wir leider nicht kostenlos anbieten. Den Preis zu einem Update entnehmen sie bitte der Preisliste auf unserer Webseite.

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