Meldepflicht für Kassensysteme
Die Meldepflicht für Kassensysteme in Deutschland
Die Meldepflicht in Deutschland erfasst alle Steuerpflichtigen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Kassensystems aufzeichnen. In der Amtssprache wird ein Kassensystem auch als "Aufzeichnungssystems" (kurz AS oder eAS) bezeichnet. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich in digitaler Form online. Entweder Manuell durch Ausfüllen eines Onlineformulars oder durch hochladen einer XML Datei. Für das Hochladen kann die Schnittstelle "Mein Elster" oder die ab dem 01.01.2025 verfügbare Schnittstelle "ERiC", ihrer zuständigen Finanzbehörde (im Regelfall das örtliche Finanzamt) genutzt werden. Die Übermittlung dieser Angaben nimmt der Kassenbetreiber selbst vor, da er sich zur Onlinemeldung per ELSTER oder ERiC registrieren und legitimieren muss.
Wir als Kassenanbieter / Softwarehersteller melden ihre Kassen, die Kassensoftware oder ihren TSE nicht bei den Finanzbehörden an.
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Hintergrundwissen zur Meldepflicht für Kassensysteme
Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine gesetzliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Diese Maßnahme ist Teil des sogenannten „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, auch bekannt als "Kassengesetz". Ziel ist es, Steuerhinterziehung und Manipulationen an Kassendaten wirksam zu verhindern.
In der Vergangenheit kam es immer wieder zu Fällen von Steuerbetrug durch nachträgliche Manipulation von Kassendaten. Um diesem Missbrauch entgegenzuwirken, hat der Gesetzgeber klare Vorgaben geschaffen. Dazu zählen neben der Meldepflicht auch technische Anforderungen an die Kassensysteme, insbesondere die Ausstattung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Verwendung von aktueller Kassensoftware.
Was ist meldepflichtig?
Unter die Meldepflicht fallen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, insbesondere elektronische Registrierkassen, POS-Systeme (Point-Of-Sale) und Kassensoftware, die zur Aufzeichnung von Barumsätzen verwendet werden. Auch mobile Kassenlösungen sind betroffen, sofern sie steuerlich relevante Geschäftsvorgänge erfassen.
Anmeldung des Kassensystems
Eine Anmeldung ihrer Kassensysteme nehmen sie selbst vor. Dazu melden sie diese über die Schnittstelle "Mein ELSTER" oder "ERiC" bei ihrem zuständigen Finanzamt an.
Sie müssen als Kassenbetreiber folgende Angaben bereitstellen und übermitteln:
1) Name des Steuerpflichtigen.
2) Steuernummer des Steuerpflichtigen.
3) Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
4) Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
5) Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme.
6) Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
7) Datum der Anschaffung/Inbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.
8) Datum der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.
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Wo sie die aufgeführten Angaben finden oder ermitteln können
Zu 1: Diese Angabe (Person oder Firma) erfragen sie notfalls bei ihrem Steuerberater.
Zu 2: Diese Angabe erfragen sie notfalls bei ihrem Steuerberater.
Zu 3: Wir liefern (falls bestellt) einen zertifizierten TSE der Firma "Swissbit AG". Unsere Kassensysteme und Kassensoftware ist für diese Art der TSE ausgelegt. Die Swissbit TSE entspricht den Richtlinien des BSI mit dem Zertifikat BSI-K-TR-0362-2019 und BSI-K-TR-0620-2025.
Zu 4: Die Art des Aufzeichnungssystem ist "Kassensoftware" auf einem Windows basierenden PC oder POS Kassenterminal. Der Hersteller der Kassensoftware ist: m-por media GmbH - Recklinghausen (www.m-por.de). Bei erworbenem Kassen-Komplettsystem ist der Hersteller auf der Kaufrechnung ersichtlich. Im Regelfall werden von uns POS Kassen vom Hersteller "AURES" oder "Partner" verwendet.
Zu 5: Je nach erworbener Anzahl
Zu 6: Alle Angaben befinden sich auf jedem ausgedruckten Kassenbeleg am unteren Ende des Ausdrucks. Es wird dort sowohl die Seriennummer des Kassensystems als auch die Seriennummer des TSE abgedruckt.
Angaben der Seriennummern auf jedem Kassenbon
Seriennummer des Kassensystem im Info-Dialog der Software
Zu 7: Das Datum finden sie auf ihrer Rechnung / Kaufbeleg des Kassensystems
Zu 8: Bei Austausch, Verlust oder Stilllegung eines Kassensystems muss auch das Datum einer Außerbetriebnahme gemeldet werden.
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Frist für die Abgabe der Meldung
Die Meldung ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme bzw. Außerbetriebsetzung des Aufzeichnungssystems zu übermitteln. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat allerdings in seinem Schreiben vom 28.06.2024 bereits Ausnahmeregelungen geschaffen, deren Wirkung sich somit nach dem Anschaffungszeitpunkt des Kassensystems richtet.
A) Wurde die Kasse vor dem 01.07.2025 angeschafft, muss die Meldung bis spätestens 31.07.2025 erfolgen.
B) Erfolgt die Anschaffung der Kasse nach dem 01.07.2025, muss die Meldung innerhalb eines Monats an die für sie zuständige Finanzbehörde (Finanzamt) eingehen.
Die Meldung einer Außerbetriebsetzung muss nur dann erfolgen, wenn zu diesem Zeitpunkt auch die Inbetriebnahme bereits gemeldet wurde.
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Abmeldung des Kassensystems ist ebenfalls Pflicht
Wird ein Kassensystem außer Betrieb genommen (zum Beispiel bei einem Austausch), muss abschließend das Datum der Außerbetriebnahme an die für sie zuständige Finanzbehörde übermittelt werden. Ein neues oder weiteres System muss dann wie beschrieben neu gemeldet werden.
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Folgen einer Nichtbeachtung der Meldepflicht
Wer seiner Meldepflicht nicht nachkommt oder ein nicht konformes Kassensystem verwendet, riskiert Bußgelder, Steuerschätzungen oder eine steuerliche Betriebsprüfung. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist zudem Voraussetzung für die Anerkennung der Buchführung durch die Finanzverwaltung. Dazu gehört auch eine gültige und zertifizierte technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie aktuelle Softwareupdates der verwendeten Kassensoftware aller Kassen.
Sie sollten mindestens den Versionsstand 3.0.0200 der Kassensoftware verwenden um den aktuellen Anforderungen zu entsprechen.
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Welche Version der Kassensoftware habe ich?
Um Ihre verwendete Softwareversion zu ermitteln, starten sie die Kassensoftware wie gewohnt und melden sich an. Wenn die Navigation der Kassensoftware angezeigt wird, klicken sie in der Navigation auf das Infosymbol "i" am unteren Ende der Navigation. Der Dialog mit der Versionsinformation wird angezeigt. Die Seriennummer ihres Kassensystems wird in diesem Dialog ebenfalls angezeigt. Diese finden sie im Info Dialog oben rechts.
Fazit
Die Meldepflicht für Kassensysteme ist ein zentraler Bestandteil der Maßnahmen zur Sicherung der Steuerehrlichkeit im bargeldintensiven Bereich und zwingend für jedes Kassensystem. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre aktiven Kassensysteme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und fristgerecht gemeldet werden. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist hierbei empfehlenswert.
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Meldung ihres Kassensystems manuell
Die Manuelle Anmeldung erfordert ebenfalls eine digitale Übermittlung. Diese erfolgt dann durch manuelle Eingabe der geforderten Werte in einem Onlineformular auf der Webseite "Mein Elster". Mit der offiziellen Anleitung ist die Eingabe ebenfalls sehr einfach und schnell gemacht. Klicken sie für die Anleitung auf folgenden Link:
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Meldung ihres Kassensystems per ELSTER
Neben der manuellen Meldung an das Finanzamt können sie die Kasseninformationen auch in digitaler Form exportieren und dann in "Mein Elster" an das Finanzamt hochladen.
Diese Funktion steht erst ab Softwareversion 3.0.0202 zur Verfügung. Haben sie eine Softwareversion noch vor 3.0.0200 (Ende 2024 erschienen) müssen sie in eigenem Interesse zwingend den Faktura.CASH Updateservice buchen um aktuelle Updates zu erhalten.
So gehen sie vor
Navigieren sie zu : Stammdaten (1) -> Import/Export (3)Es wird der Dialog "Import/Export" angezeigt.
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Der Exportdialog
Beim öffnen des Exportdialogs werden die notwendigen Meldedaten automatisch gesammelt und angezeigt (1) sofern diese bereits in den Einstellungen der Kassensoftware hinterlegt sind. Zudem muss der TSE bereits eingesteckt sein um dessen Seriennummer auslesen zu können.
Es müssen die Eingabefelder 1-10 betrachtet werden. In Felder 9 und 10 müssen sie nur jeweils eine Angabe eintragen. Das Feld 9 ist bei der (ertmaligen) Anmeldung der Kasse zu füllen. Das Feld 10 ist nur bei der Abmeldung - also "Außerbetriebnahme" der Kasse zu füllen. Geben sie nun den Meldungsgrund durch Anklicken einer der beiden Möglichkeiten (2) an.
Im unteren Bereich des Exportdialogs wird ihnen der Laufwerksbuchstabe des TSE und der Standard Export Pfad angezeigt (3). Diese Angabe stammen aus dem Einstellungsdialogs des TSE. Zumindest der Laufwerksbuchstabe des TSE muss korrekt eingestellt sein. Das angegebene Exportverzeichnis wird als vorschlagt genutzt. Sie können den Speicherort der Exportdatei beim eigentlichen Export frei wählen.
Mit der Export Schaltfläche (4) werden die Daten der Felder 1-10 als XML Datei aufbereitet und gespeichert. Diese Datei können sie dann an ihren Steuerberater zu Meldung an das Finanzamt geben oder sie laden diese Datei selbst auf der Webseite "Mein Elster" hoch.
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Links zum Thema
- Aktuelle Kassensoftware mit dem Updateservice zur Kassensoftware (Empfohlen)
- Erforderliche Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für den Kassenbetrieb.
- Informationen zu gesetzlichen Rahmenbedingungen DSFinV-K für den Kassenbetrieb.
- Swissbit TSE Zertifikat BSI-K-TR-0362-2019 und BSI-K-TR-0620-2025 der von Faktura.CASH verwendbaren TSE (Webseite des BSI).
- Ausfüllanleitung des Bundesministerium der Finanzen zur Manuellen Mitteilung an das Finanzamt.
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